Une bonne organisation ne saurait se faire que si l’on établit une routine quotidienne des tâches à accomplir. L’intérêt de mettre en place ce rituel est de pouvoir évacuer les activités invariables de notre emploi du temps de manière automatique. Et ce, pour pouvoir gagner du temps tout en augmentant en efficacité.
Mettre en place une routine quotidienne.
Je vous donne ici des principes à suivre pour l’établissement de votre routine quotidienne. Vous pouvez établir la votre sur la page prévue à cet effet dans Mon Petit Organisateur de Vie, côté perso et/ou côté professionnel.
Commencer par se fixer les objectifs de la journée dès le réveil.
Savez-vous que le moment de la journée où nous sommes le plus productif est le matin ? Occupez donc les premières heures de votre journée par les tâches les plus décisives. Celles qui vous apporteront un maximum d’avancement dans vos objectifs, qu’ils soient personnels ou professionnels.
Le plus souvent, les heures qui suivent immédiatement votre réveil déterminent le reste de votre journée. Elle doit donc commencer par une réflexion sur les objectifs qui vous sont les plus essentiels afin que vous puissiez en arrêter au moins 2 ou 3. Ainsi, leur accomplissement constituera pour vous le signe d’une journée réussie.
Pour vous aider, j'ai créé dans l'Organisateur de Vie un espace "tâches du jour" en dessous de chaque journée de la semaine. Ainsi, si vous avez listé 20 tâches à faire en début de semaine, vous pouvez les répartir entre 2 et 5 tâches par jour en les priorisant. Je vous avais expliqué comment dans ma méthode anti-procrastination.
Cela ne semble-t-il pas bien plus réalisable d'avoir 4 tâches à faire dans la journée par rapport à 20 ??
Laisser la place aux imprévus en planifiant les tâches dans l'agenda.
Après avoir établi votre routine quotidienne en faisant une liste des tâches à exécuter, pensez aussi à établir un timing approximatif pour chaque tâche. Vous pouvez le faire directement sur votre planning du jour en répartissant vos tâches sur la colonne perso ou pro selon leur nature.
Prenez soin de réserver plus de temps que ce que vous pensez. L’intérêt de cette marge est de laisser la place aux imprévus, aux interruptions des autres…
En ne prévoyant que quelques tâches par jour, cela vous permet de vous fixer des objectifs atteignables. Cela vous permet aussi de vous avancer pour le lendemain si vous avez été très actif. Ou encore de gérer les imprévus tout en traitant quand même la tâche la plus importante de votre liste en premier.
C’est également pour vous dire que votre quotidien ne doit pas être rempli à ras bord. Au contraire, laissez 20 à 30% de place vide. Croyez-moi, certains jours, elle se remplit tout seul.
On a beau dire qu’une journée compte 24h, celles-ci ne sont pas effectives en totalité dans la mesure où on doit donner de la place au sommeil, aux préparations, aux déplacements, aux pauses, aux interruptions…
Le gros avantage de faire cette liste de tâches à faire et la répartition sur le planning de jour permet de vérifier l'agenda de la journée au même moment. Ainsi, pas de rdv oubliés !
Prendre du temps pour soi
Pour ne pas risquer un burn-out ou avoir l'impression de ne pas avoir arrêté de la journée, n'hésitez pas à planifier dans votre routine quotidienne un temps pour vous. Que vous travailliez à la maison ou au bureau. Ou que votre quotidien tourne autour de l'organisation de la maison.
Cela peut être une pause efficace comme j'en parlais ici. Quelles que soient les affaires les plus pressantes qui se présentent à vous, vous avez intérêt à faire preuve d’autodiscipline et à penser d’abord à vous.
L'idéal est de planifier des tâches courtes intercalées de moments pour vous. Par exemple, dans ma routine quotidienne, je commence par une à deux tâches qui me prennent 30 à 45 minutes chacune. Puis je marque une pause de 10 minutes en allant me faire un café. Et me remets à une autre tâche jusqu'au déjeuner.
Respecter votre cycle
Respecter son cycle dans l’établissement de sa routine quotidienne signifie tout simplement placer les différentes activités à mettre en œuvre aux moments les plus opportuns. Il s’agit par exemple de faire ce qui est utile en début de journée. De prévoir celles qui demandent moins d'activité cérébrale l'après-midi. Je pense notamment aux coups de fils ou mails... Et de réserver la soirée pour les activités plus agréables.
Il s’agit aussi de s’écouter soi-même et d’agir en fonction de ses besoins physiologiques. Prenons l’exemple des repas. Il est très important de se nourrir puisque c'est de là que nous tirons notre énergie. Alors si pour vous les repas sont synonymes de perte de temps, n'hésitez pas à les associer à un rendez-vous. Que ce soit avec un client ou avec une amie que vous devez absolument voir mais dont vous n'arrivez pas à trouver de créneau dans votre emploi du temps surchargé !!
L’atteinte des objectifs d’une journée passe donc aussi par l’écoute de son propre corps et de ses envies face aux obligations incontournables.
Choisir sa méthode
Enfin, une routine quotidienne se définit aussi avec un minimum de méthode qu’il s’agisse d’un plan d’action destiné à organiser sa vie personnelle ou à orchestrer sa vie professionnelle. Chacun a les siennes, mais l’essentiel est d’y adhérer et de les appliquer.
À ce sujet, vous serez certainement intéressés par les meilleures méthodes d’organisation personnelle, familiale et professionnelle que j’ai pu trouver et que j’ai détaillées dans un autre article.
Voilà, j'espère vous avoir donné quelques clés pour établir votre routine quotidienne, vous me direz !